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職場不可不知的E-mail潛規則

《職場》 http://www.446505.tw 2012/8/30 9:56:59

一封小小的郵件中可能隱藏著無數的暗流涌動,幾個詞組的組合也可能會出現不同的意義。對于職場中郵件中的一些不為人道的規則,這里為你整理道來。

  1不要越級發郵件

  E-mail 的最重要特征就是容易被轉發,這一點對于喜歡越級E-mail 的“小聰明們”來說是致命的。

  2不要在E-mail 里談論跟工作無關的事

  E-mail 的第二個特征是容易“留案底”,這一強大特征讓E-mail 容易變成流言蜚語滋生地。假如你對某同事有意見、對老板有看法,用嘴巴說說痛快一下就算了,何必發E-mail 呢,省得讓人家轉發給當事人,或復制下來貼在MSN 上。

  3不要轉發不該轉發的E-mail

  同樣,假如你收到了某某同事發來的帶有偏見內容的E-mail,你做到自己知道就行了,并深深感謝他的信任,不要到處轉發或復制粘貼,更不要為證明“這不是我說的,是XX 說的”而當著他人面打開E-mail 頁面,你就變成了辦公室的不良信息傳播者,失去了同事最起碼的信任。

  4保留好發送E-mail 的證據

  有時候E-mail 可能因網絡問題不能按時送達,也可能不小心被收件者刪掉了,或者收件者根本就是故意說沒收到,怎么辦?在發E-mail 時給自己抄送一份就得了,或者保留在發件箱里。同樣,其他人發給你的工作E-mail 也要保留三個月以上再考慮永久刪除,以備發生問題時“對質”。

  5私人E-mail 躲開公司網絡監控

  很多公司都有網絡監控一說,我們就寧可信其有吧。我們總有點私事吧,躲開監控也不難,可以用擅發E-mail 的手機,隨時隨地上網,發送接收都可以避開公司的網絡監控。比如跟戀人談談情說說愛,或者跟培訓班的老師發發作業,都很方便。

  6讓E-mail 幫助自己樹立勤奮形象

  不能半夜給客戶打電話談價格,不能在出差途中、火車上給老板打電話匯報情況,怎么辦?很簡單,發E-mail 啊。只管在晚上零點之后給客戶、老板發E-mail 談工作吧,當他們收到時會為你的勤奮感動的!同樣,在不方便打電話的時候打開手機給客戶、老板發E-mail,說一句:我在火車上,周圍比較亂,在用手機發E-mail……老板最喜歡這樣的員工了。

    7不要忘記E-mail 的正確收發時間

  同一個E-mail 前后10 分鐘發送可能就影響大局。

  把手機的E-mail 收發設置短信一樣的提醒聲音;對于需要在確定的時間點上發送出去的重要E-mail 可以在手機的備忘錄中將其記錄下來,一到時間就會提醒你。老板可以說沒有看到E-mail,但你不能說你沒有發。動一動手指頭不麻煩,幫你省掉無數的誤會、責備。

  8不要忘記正確“抄送”和“密送”

  當需要把文件傳達給其他人時,固然要抄送到每位,但別忘了要抄送到主管上級、老板那里,雖然他可能根本沒有時間看,但這種“以資證明”的行為不可缺少。尤其是你想表揚你的下屬或團隊的時候,這種抄送更是比表揚本身還重要。

  9不要讓E-mail 徹底代替電話

  很多人習慣用E-mail、QQ、MSN 或短信時,發現自己能不打電話時就盡量避免打電話,尤其是需要道歉、澄清、辭職、砍價時。但這樣不行!必要時拿起手機撥過去,用禮貌、清晰、抑揚頓挫的語言跟對方溝通,讓對方充分感受到你聲音的魅力并被打動吧。

    來源:《職場》

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